Главная | Автоюрист | Пунк в договоре про обмен документами

Пунк в договоре про обмен документами

Обмен документами между организациями на расстоянии через почту и интернет


на журналы

Некоторые компании поступают так даже с договорами. Автор объясняет, какие процедуры необходимо соблюсти, чтобы потом быть уверенными в юридической силе подобных документов. Здесь в ход идут аппаратные отметки факса, подтверждения получения электронной почты, классические журналы регистрации исходящей и входящей корреспонденции, специальные условия в тексте договоров или соглашения об организации электронного документооборота между компаниями.

В XXI веке всеобщей глобализации факсимильная и электронная связь — самые популярные способы обмена информацией. Мобильность и возможность обмениваться документами за считанные секунды, находясь в разных городах и странах, уже давно считается чем-то само собой разумеющимся. Вот только с использованием документов, переданных по факсу или электронной почте, в суде возникают свои нюансы.

Ведь назначение документа — доказывать своим существованием определенные факты, обстоятельства. И если он не имеет юридической силы, то есть в спорных ситуациях не может быть признан доказательством в суде, то толку от него мало! Поэтому давайте разберемся, что нужно учесть при работе с такими документами, чтобы обеспечить им юридическую силу. Доказать факт передачи факсимильного или отправленного по электронной почте сообщения сложно. Особую значимость приобретают вопросы авторства, подлинности и конфиденциальности документов.

Ведь в него внести изменения легче, чем в бумажный документ. Информацию можно утратить не только по чьему-либо злому умыслу, но и из-за технических сбоев. Конечно, есть способы повысить надежность доставки сообщения: Иногда законодательство предусматривает требования к форме для некоторых видов документов. Например, нотариально удостоверенные документы и документы, требующие последующей регистрации в органах управления, оформляются только на бумаге. В судебной практике встречаются дела, в которых деловая переписка сторон а иногда и заключение договоров велась по факсимильной связи или электронной почте.

Судебно-арбитражная практика Свернуть Показать Федеральный арбитражный суд Московского округа в постановлении от Возражения истца были таковы: Поскольку нет доказательств, что документ действительно исходит от стороны по договору, нет и основания для признания договора заключенным в порядке, установленном п. Оперативность в работе территориально удаленных партнеров важна. Но и отгружать товар предоставлять услуги по договору, который потом будет оспорен, рискованно: Поэтому гораздо чаще поступают иначе: Причем необходимо прописать в договоре, какие из последующих документов и при каких условиях обе стороны будут признавать имеющими юридическую силу.

Наличие в письменном договоре условия о возможной передаче документов по факсу или электронной почте рассматривается судом как соглашение о передаче документов любым подобным способом. Такой подход к делу менее рискован. Кстати, документы, переданные в электронной форме, использовали в судебной практике еще в советский период.

Удивительно, но факт! В составленном договоре прописываете, что такие-то последующие документы при таких-то условиях стороны будут признавать имеющими юридическую силу.

Но если арбитражные суды без оговорок считают их доказательствами, то суды общей юрисдикции до недавнего времени такие документы вообще не использовали. Статья 71 Гражданского процессуального кодекса РФ указывает, что документы, полученные при помощи электронных видов связи, могут выступать доказательствами, но вот нормы, в каких случаях их использовать, нет.

В результате такие документы редко применяются в гражданских процессах: Факсимильные документы Когда договор заключается с помощью факса, он имеет силу, пока одна из сторон его не оспорит. Чтобы факсимильный документ мог служить доказательством, согласно гражданскому законодательству, нужна его идентификация.

Пунк в договоре про обмен документами собираешься

В реквизитах сторон договора фиксируются номер факса, адрес и название организаций. Те же данные должны присутствовать на факсимильной копии, это позволит определить время и отправителя документа. Доводы ответчика об их недействительности, поскольку они не были совершены в письменной форме, не были признаны обоснованными. Не имеет значения, какой факс использовал для передачи сообщений представитель ответчика установленный в его офисе или в офисе представительства.

Пунк в договоре про обмен документами близилось концу

Судебно-арбитражная практика Свернуть Показать Ссылаясь на невыполнение заказчиком его обязанностей, предусмотренных контрактом, подрядчик расторг контракт и требовал погашения задолженности. Спор разгорелся из-за того, что важное письмо подрядчик отправил по факсу, а заказчик утверждал, что не получал его.

Удивительно, но факт! Если будут разногласия, то даже при наличии оригинала ответчик может утверждать, что не подписывал акт или что не он подписывал.

Данное письмо было отправлено факсимильной связью, и подрядчик представил аппаратное доказательство отправки письма, датированное 28 августа г.: Заказчик же не представил доказательств того, что письмо не было им получено 28 августа по факсу: Пример 1 Журнал регистрации исходящей корреспонденции.

Свернуть Показать Но наличие наименования отправителя и номера факса на факсимильном документе не всегда может убедить суд. Здесь тоже есть риски. Ведь отбивку можно смоделировать, перепрограммировав факс или воспользовавшись графическим редактором. Записи в подобных журналах служат дополнительными доказательствами. Организация-отправитель в своем журнале исходящей корреспонденции должна фиксировать отправку документов, осуществляемую не только курьером или по обычной почте, но и по факсу 1 см.

Если сложно организовать регистрацию всех факсимильных сообщений, то это нужно делать по крайней мере в отношении наиболее важных из них. Если при этом факсимильное сообщение будет зарегистрировано и в журнале входящей корреспонденции организации-получателя, то это будет дополнительным основанием его юридической силы для суда. Если же его там не окажется, то наличие регистрации в журнале организации-отправителя все равно будет принято судом во внимание.

А дальше все будет зависеть от совокупности факторов, которые стороны представят на рассмотрение суду. Если журнал регистрации ведется в письменном виде вручную что усложняет последующее искажение его содержания , то его представление в оригинальном виде на судебном разбирательстве будет убедительным доказательством. Хотя возможно и представление заверенных копий листов журнала. Лучше, если это будет нотариально заверенная копия. Ей больше поверят, чем копии или выписке, заверенной руководителем предприятия. Если нужно доказать отправку или принятие факса, а аппаратного уведомления и возможности представить выписку из журнала регистрации нет, то можно просить суд направить запрос оператору связи.

был Пунк в договоре про обмен документами некотором расстоянии

В ответ на него предоставляется информация об абонентах и времени отправки приемки сообщений между интересующими номерами факсов. Документы, переданные по электронной почте Электронный адрес отправителя — один из реквизитов, идентифицирующих документ. Но часто возникает серьезная проблема с установлением личности отправителя документа, ведь при формировании электронного адреса может быть использовано любое, в том числе и вымышленное имя пользователя.

Технически можно установить, с какого именно компьютера отправлен документ, но сложно персонифицировать отправителя и гарантировать, что отправка произведена уполномоченным лицом. К тому же в практике часто приходится сталкиваться с различного рода недобросовестностью и злоупотреблениями со стороны отправителей электронных сообщений.

Так, в суде заинтересованная сторона может настаивать на том, что доступ к почтовой программе имеет широкий круг лиц, и доказательства отправки спорных документов уполномоченным лицом отсутствуют, даже если она была произведена с его компьютера. Он говорит, что ЭЦП представляет собой реквизит электронного документа, призванный обеспечивать: И тогда получается, что обмен электронными сообщениями, подписанными ЭЦП, даже по незащищенным каналам связи к числу которых относится и обычная электронная почта рассматривается как обмен полноценными документами.

Суд признал несостоятельным заявление истца, поскольку тот не представил доказательств несанкционированного вмешательства либо утраты или иного выбытия дискеты, содержащей ЭЦП лица, имеющего право на ее применение. Только на уровне подзаконных актов действует Временное положение ЦБР от Этим документом был создан вполне эффективный механизм использования аналогов собственноручной подписи в банковской практике.

Как оформить обмен актами через электронную почту

Однако он носит сугубо целевую направленность и может применяться только в банковской сфере. Таким образом, по сравнению с иными аналогами собственноручной подписи только ЭЦП обеспечивает однозначное соответствие между электронным документом и лицом, его подписавшим. Другие виды аналогов подписи технологически выполняют те же функции причем достаточно успешно, как свидетельствует реальная практика ведения межбанковских расчетов, электронных торгов на валютных биржах и т. В соответствии с рекомендациями Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, если между сторонами возникает спор о наличии договора и других документов, подписанных электронным аналогом собственноручной подписи, арбитражному суду следует запросить у сторон выписку из договора, в котором указана процедура порядка согласования разногласий, на какой стороне лежит бремя доказывания тех или иных фактов и достоверности подписи.

Если в заключенном договоре подобные условия отсутствуют и одна из сторон оспаривает наличие подписанного документа, арбитражный суд вправе не принимать его в качестве доказательства. Такая процедура значительно осложняет возможность использования электронных документов в качестве доказательства в судебном разбирательстве. Как видите, возможность лица, участвующего в деле, представлять в качестве доказательства такой документ поставлена в зависимость от: Это едва ли можно признать правильным.

Бывает, что подобные требования предъявляются и к документам, подписанным ЭЦП, особенно если есть сомнения в корректности работы программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи. Что можно порекомендовать тем организациям, которые хотят использовать электронные документы не только как внутренние, но и при взаимодействии с партнерами? Практические рекомендации Во избежание споров следует: В договорах должны отражаться реквизиты, основания и процедуры признания достоверности документов, вопросы организации электронного документооборота: Еще в договоре следует прописывать условия о распределении между сторонами ответственности за своевременную отправку и получение корреспонденции, а также обстоятельства, исключающие ответственность сторон.

Приведем примеры возможных формулировок условий договора, предусматривающих обмен документами, передаваемыми по факсимильной и электронной связи: Пример 2 Свернуть Показать 3. Стороны договорились, что в процессе исполнения условий настоящего Договора будут осуществлять постоянную связь посредством обмена корреспонденцией, которая может направляться с использованием средств: Автоматическое уведомление программными средствами о получении электронного сообщения по электронной почте, полученное любой из Сторон, считается аналогом такого подтверждения.

Сообщения направляются по следующим телефонам и электронным адресам: Датой передачи соответствующего сообщения считается день отправления факсимильного сообщения или сообщения электронной почты. Ответственность за получение сообщений и уведомлений вышеуказанным способом лежит на получающей Стороне. Пример 3 Свернуть Показать 4. Любые изменения и дополнения к настоящему Договору действительны, если они заключены в письменной форме, путем обмена документами посредством факсимильной связи или электронной почты, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от Стороны по Договору.

Документы, представляемые в электронном виде, заверяются электронной цифровой подписью уполномоченных должностных лиц. Подписи уполномоченных представителей сторон на документах, переданных по факсимильной связи, имеют силу собственноручных. Документы направляются по следующим телефонам и электронным адресам: Изменения и дополнения вступают в силу с момента подписания документов уполномоченными лицами и обмена подписанными экземплярами.

По желанию одной из Сторон копия настоящего Договора может быть оформлена на бумажном носителе, заверена подписями и печатями Сторон. В случае возникновения спора между сторонами о некорректности электронной цифровой подписи в том числе компрометации электронной цифровой подписи или о подписании документа неуполномоченным лицом доказывание таких обстоятельств осуществляет сторона, сделавшая подобное заявление.

Если вы планируете долгосрочные деловые отношения с партнером, то желательно заключить с ним отдельное соглашение об организации электронного документооборота между вами. Эти соглашения должны быть заключены на бумаге и скреплены собственноручной подписью уполномоченных лиц. Зафиксированные в них договоренности нельзя будет оспорить; это позволит сторонам быть уверенными в юридической силе документов, переданных по факсу или отправленных по электронной почте с соблюдением прописанной в соглашении процедуры.

Но из-за отсутствия полностью законодательно закрепленного механизма идентификации и подтверждения их подлинности приходится принимать дополнительные меры придания таким документам юридической силы. Сноски Свернуть Показать Обратите внимание:

Читайте также:

  • Иск на раздел дома и выдел доли из совместной собственности
  • Заявление о встатии на учет в налоговую в качестве адвоката
  • Юридическая услуги по результату
  • О восстановлении срока для принятия наследства судебная практика
  • Автоюрист нижний новгород дронов